Me encantan las herramientas online que me hacen la vida más fácil, y sobre todo aquellas que me ayudan a ser más productiva, a gestionar mejor mi trabajo y mi vida familiar, y a no olvidarme de nada 🙂
He probado unas cuantas de estas herramientas y tras mucho testear cuál me iba mejor, me he quedado con las que voy a compartir contigo en este post. Hay muchas otras, y creo que la elección es muy personal, así que te invito a que hagas lo mismo: que vayas probando cuál te gusta más. Yo lo que hago es combinarlas, porque cada una tiene funcionalidades diferentes que se pueden complementar muy bien.
Todas son gratuitas, y la mayoría tienen versiones Premium con más funcionalidades.
Estas son las que yo estoy usando en la actualidad:
1. Hightrack.
Esta es una de las herramientas de gestión de tareas más completas de las que he probado. Tiene una versión gratuita y una premium, y te permite organizar tus tareas en grupos o asignar etiquetas y elegir aquellas tareas en las que te vas a enfocar cada día. También puedes ver reportes de las tareas completadas y las pospuestas para que puedas medir tus progresos por día o por semana.
La versión premium te permite sincronizar el calendario con Google Calendar o iCal, de manera que puedes gestionar tus tareas y citas desde un mismo lugar. A mí esta característica me resulta muy práctica.
Otra funcionalidad muy interesante es la posibilidad de organizar tus tareas mediante el uso de «tracks«, que, como ellos lo definen, son como «playlists» de tus tareas. Por ejemplo, en el track de «Hoy» te enfocas únicamente en las tareas prioritarias para hoy. Con la versión Premium puedes crear cuantos tracks quieras: puedes crear un track para organizar un viaje, uno para tus rutinas diarias, otro para cada uno de tus proyectos…
Puedes usar Hightrack tanto en tu ordenador como en tu teléfono o tablet, pues tiene aplicaciones para Android y Apple.
2. Wunderlist
Esta es una aplicación que te permite crear, gestionar y compartir listas. A mí me resulta muy útil en lo personal para hacer listas de actividades familiares, pero también puedes usarla como lista de tareas. Algunos ejemplos de listas que puedes crear:
- Libros que leer (sobre un tema determinado, por ejemplo)
- Cursos que quieres hacer
- Ideas para posts
- Ideas para próximos productos o servicios
- Clientes (muy útil para hacer un seguimiento)
En cada tarea puedes agregar notas, subtareas, fecha límite (con o sin recordatorios), y hasta archivos: imágenes, PDFs, audio.
Y como también te puedes bajar la aplicación en tu teléfono, puedes usarla para llevar tu lista de la compra, por ejemplo.
A mí me encanta hacer listas sobre todo en papel (sí, soy fan de las libretas, los bolis de colores, los post-its y todas esas cosas maravillosas ;)) pero encuentro esta aplicación muy útil para llevar mis listas siempre conmigo.
3. Trello
Trello se parece un poco a Wunderlist, pues se puede usar también para crear listas. La diferencia es que aquí las listas se organizan en tableros. Puedes crear tantos tableros como quieras, por ejemplo puedes crear un tablero por cada uno de tus proyectos, y dentro de cada tablero puedes crear tantas listas como quieras.
Trello funciona como un corcho virtual 😉 Los elementos de las listas son como fichas a las que también puedes agregar archivos, notas, recordatorios…
¿Para qué la uso?
Para organizar el contenido de mis cursos y talleres, básicamente. Si bien a la hora de crear una lista sencilla prefiero Wunderlist, por su simplicidad; cuando se trata de planificar el material de mis cursos me inclino más por el diseño de Trello. Lo que hago es crear un tablero por cada curso, y dentro del tablero una lista por cada una de las partes del curso. Los elementos de la lista son los puntos concretos que voy a tratar en cada parte. Así me aseguro de que no se queda nada fuera.
4. Evernote
Ninguna lista de herramientas de productividad puede estar completa sin la reina de todas. Yo, que como ya he dicho soy muy de libretitas, pegatinas, rotuladores y todo lo que sea escribir a mano, y que no cambio por nada mi agenda de papel, no puedo vivir sin Evernote.
En Evernote puedes crear tantas libretas como quieras, y en cada libreta, tantas notas como quieras. Las notas pueden ser de texto, pero también puedes incluir imágenes, archivos, audio, y casi cualquier cosa que te imagines. Puedes compartir notas individuales o libretas enteras. Puedes trabajar online o descargar la aplicación para ordenador, teléfonos o tablets. Lleva Evernote a todas partes, se sincronizará automáticamente.
Hay muchísimas maneras de trabajar con Evernote, que es una de las herramientas más versátiles que existen cuando se trata de productividad. Yo lo que hago es crear una libreta por cada uno de mis proyectos. Por ejemplo, tengo una libreta para mi blog: allí guardo ideas para posts, artículos interesantes que me sirven de inspiración, notas en audio (me encanta grabar notas con mi teléfono cuando estoy en la calle. Mis mejores ideas vienen cuando no estoy trabajando), listas de cosas por hacer, etc.
Y lo mejor de todo es que luego puedo encontrar fácilmente mis notas, porque Evernote tiene un sistema de búsqueda muy potente.
Si nunca has utilizado Evernote, te llevará un tiempillo aprender a usarlo bien, y sobre todo conocer sus muchos trucos. Pero vale la pena que te tomes el tiempo para investigar, porque después es mucho el trabajo que te ahorra. De hecho creo que voy a escribir otro post sobre algunos usos menos conocidos de Evernote que son muy útiles 😉
Pues esas son mis cuatro herramientas estrella. ¿Usas alguna otra que no haya nombrado? ¿Nos lo cuentas en los comentarios? Muchas gracias!
